ERP 系統是什麼? 企業資源規劃 5 大管理模組一次看懂!

ERP 系統是什麼? 企業資源規劃 5 大管理模組一次看懂!

ERP 系統是什麼?當企業成長到一定規模,通常需要導入 ERP 系統,根據公司的需求選擇合適的 ERP 模組。ERP 系統能為公司解決各種流程、紀錄、文件等管理問題,透過數位化的方式提升工作效能,帶給企業許多好處,像是節省成本、提升效率、方便管理等。這次鴻越就來帶你認識 ERP 系統是什麼吧!

ERP 系統的定義

ERP 是 Enterprise Resource Planning 的簡稱,中文是企業資源規劃,顧名思義是將企業可用和所需資源進行整合管理。ERP 系統將企業內各部門、企業外上游廠商及下游客戶每個環節所需的資源彼此串聯,以數位化管理資料、自動化產生所需文件,並提供數據化的統計分析報表,幫助企業管理人更精準且詳細地掌控企業資源。

企業資源規劃的重要性?ERP 系統為企業解決 4 大困難!

隨著企業成長茁壯,部門分工越來越細,人員也越來越多,通常也會發生以往較少遇到的問題,而這些問題常常是工作流程或資料文件上的瑕疵。業務增加伴隨著資源分配不當,導致生產成本難控制、工作時程難安排等問題,輕則使工作效率低落,重則導致作業疏失、影響客戶權益,造成企業信譽不佳。這些問題大多可透過 ERP 系統避免,完善的企業資源規劃可改善許多困難,大致上可概分為以下 4 點:

1. 企業內部資訊不同步或錯誤

企業在導入 ERP 系統前,多是使用 Excel、 Word、PDF 等文書軟體,紀錄原物料庫存、訂單、製令單、採購單、進貨單等資訊。這樣的記錄方式會導致資訊不即時,檔案沒有立即更新,造成產線缺料、庫存缺貨等問題。各部門間也會因為資訊不同步,產生溝通不良,影響工作氣氛。企業透過 ERP 的生產管理、庫存管理、採訂管理模組,將企業資源串接整合,就能輕鬆同步資訊,解決上述問題。

2. 不易透過數據發現內部問題

數據是管理層級檢驗成效和找出問題必要的資訊,但雜亂、未整理且錯誤率高的數據就難以發揮效果,甚至影響決策。透過 ERP 系統將各種數據整理在系統的資料庫,可以自動產生數據報表,幫助決策者快速發現問題並解決。例如透過帳款報表掌握應收帳款、應付帳款等資訊;透過預算報表了解預算規劃與使用狀況;透過成本分攤報表精算各個商品所需分攤的運費、關稅及生產成本;透過庫存報表能夠更精準地掌控所有產品庫存的異動過程。

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3. 重複性的行政作業影響效率

企業中許多工作流程需要使用文件或單據,例如一般買賣業常用的採購單、進貨單、報價單、訂單、銷貨,或是製造業常用的 BOM 表、製令單、領料單、入庫單等,也有財務會計所需的相關表格。以往可能是透過 Excel 或甚至手開的方式,每次作業都要抄寫一次,也很容易發生打錯、寫錯或字跡潦草看錯,導致後續作業出問題,而且還不容易回頭找到出錯的環節。透過 ERP 系統串接各模組,可以直接執行單據間的拋轉,一條龍自動產出每個作業流程所需的單據,減少重複性的工作,並且降低人工出錯的可能性,提高整體工作效率,即便有錯誤也很輕易地從 ERP 系統內查出問題。

4. 難提供客戶更好的服務品質

業務在外拜訪客戶,經常需要即時提供客戶報價及交貨期限,當業務在外難以隨時掌握公司庫存,若外出期間有其他客戶下訂單,就可能會發生以為還有庫存而提供給客戶錯誤資訊的問題,因而帶給客戶不好的感受。使用 ERP 系統就能避免此類問題,如 PK-ERP 提供手機查詢庫存,讓業務在外也能掌握最新的庫存資訊,不必再與內勤人員反覆確認,可以放心報價並和客戶保證交期,提供客戶最好的服務品質。

ERP 系統功能有哪些?帶你認識 ERP 的 5 大模組!

看完前一段,我們認識了 ERP 是什麼並了解 ERP 系統為企業帶來的好處。ERP 可以為企業解決許多問題,最關鍵的原因就是將企業資源規劃至同一個系統,而 ERP 系統可統整為以下 5 大模組:

1. 採訂管理

ERP 系統中的採訂管理包括採購作業及訂單作業,採購作業是對上游供應商,訂單作業是對客戶端。採購作業提供採購流程需要的進項單據,如詢價單、採購單、進貨單,更完善的 ERP 系統如 PK-ERP 還有提供採購建議估算,幫助採購人員精準掌握進貨量與控管成本。訂單作業則提供銷貨流程需要的銷項單據,如報價單、訂單、銷貨單。企業也透過採訂管理模組中的採購狀況報表,管理廠商交貨狀況;透過訂單狀況報表,管理客戶交貨狀況。

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2. 生產管理

取得客戶的訂購單後,開始進入生產流程,ERP 系統的生產管理模組整合生產流程每個階段所需的資源,包括產品 BOM 表、製令單、領料單、收料單及入庫單等。將以上表單都數位化存在ERP 系統的資料庫,可避免人員交接過程發生資訊遺漏的狀況,例如 BOM 表不只可以記錄生產的用料清單,更可幫助新技師快速掌握生產過程中需要特別注意的重點,達到經驗傳承的效果。製令單則能夠產生「生產計劃」,是大型客戶委託製造業者代工生產時,製造商必須提供的重要文件。

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3. 庫存管理

不論是採訂或生產都和庫存管理息息相關,進貨的原物料、購買的設備都需要入庫存放,生產端領料單也可以透過庫存管理報表查詢原物料放置的儲位,縮短尋找的時間。生產後要將成品或半成品入庫,並將餘料退回,都能用庫存管理系統記錄。ERP 系統將進銷存整合,進貨、銷貨時連動修改庫存的數量,讓管理工作更輕鬆且不容易發生遺漏記錄、記錯等狀況。

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4. 財務會計管理

ERP 系統對公司的會計人員非常實用,整合所有財務相關的資訊與功能,包括帳款管理、財務管理及銀行票據。使用 ERP 系統可輕鬆管理應收、應付帳款,並透過庫存單據快速產生傳票,連線銀行轉帳快速完成沖款作業。更實用的 ERP 系統還會納入進階功能,如 PK-ERP 可以拋出報稅所需的文件,讓稅務申報更方便。PK-ERP 提供齊全的財務數據分析報表,幫助管理者做好資金控管,輕鬆找出最佳獲利方程式。

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5. 客戶關係管理

ERP 系統整合了 CRM 系統,CRM 是 Customer Relationship Management 的縮寫,中文是客戶關係管理。整合記錄每個客戶的合約狀況、歷史訂單資訊,安排負責業務及其拜訪記錄,了解每位客戶不同的配合模式,提供最體貼、最周全的服務,讓合作關係可以長長久久。PK-ERP 亦有規劃維修客服管理功能,提供資訊設備、電機、電器、辦公室設備等提供維修服務或保固的產業使用,方便管理維修作業,帶給客戶的客戶最好的購買體驗。

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本篇文章幫助你更了解 ERP 系統是什麼,認識 ERP 能為企業解決的 4 個困難,及 ERP 系統的 5 大模組。其實,ERP 系統可不只有本篇文章提到的這些模組,這 5 大模組都可以再進化,發展出更全面的功能。ERP 系統的優點之一就是擴充功能非常方便,能依照不同行業而客製化功能,畢竟每間公司的需求都不一樣,當基本功能無法滿足就需要量身訂製。想更進一步認識 ERP 系統是什麼,或是不清楚企業需要哪些 ERP 模組,歡迎立即聯絡鴻越資訊,讓專業的 ERP 顧問為您服務!